Wesentliche Funktionen

Wesentliche Funktionen von Dokumentenmanagementsysteme sind:
∙ Gruppieren von Dokumenten zu Themenkreisen in Bibliotheken
∙ Sperren/Entsperren von Dokumenten (Check-in,Check-out)
∙ Versionenverwaltung von Dokumenten
∙ Dokumentensuche (indexgestützte Metadaten sowie Volltext)
∙ Zusammenfassen von einzelnen Dokumenten zu virtuellen Akten
∙ Bereitstellen von Dokumenten für Workflows
∙ Regelung der Zugriffsberechtigungen
∙ Unterstützen des Lebenzyklusmanagements (vor allem bei Revisionen)

Beispiel eines Regelkreises für das Dokumentenlebenszyklusmanagement.