Verwalten von Dokumenten
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Technologien, die der effizienten Verwaltung elektronischer Dokumente dienen. Der Begriff Dokument ist weit gefasst: Dazu zählen Briefe, Aktennotizen, CAD-Zeichnungen, Rechnungen, Berichte, Anweisungen, Präsentationen, Bild-, Ton- und Videodateien.
Line-of-Business oder Office
DMS dienen vorwiegend der Abwicklung von Geschäftsprozessen im so genannten Line-of-Business (LOB) mit beispielsweise elektronischen Dossiers, Akten oder zur Strukturierung von Administrationsprozessen im Büroalltag (Office), zum Beispiel über die thematische Gruppierung von Dokumenten oder der Versionenverwaltung.
Konzept der Lebenszyklusverwaltung von Dokumenten
Weitere Informationen
»
| Technologien
| Prozesse
Die beiden Hauptanwendungsgebiete nutzen unterschiedliche IT-Technologien:
· Line-of-Business (LOB) Systeme sind in der Regel dedizierte Hard- und Softwarelösungen, die grosse Datenmengen verarbeiten und für lange Zeit archivieren können.
. Office-Systeme sind Plattformlösungen und/oder Portallösungen wie z.B. das Dateisystem des Betriebssystems bzw. SharePoint für das Speichern kleinerer Datenmengen und kürzere Aufbewahrungs- und Nutzungsfristen.
Die beiden Hauptanwendungsgebiete betreffen unterschiedliche Prozesse:
· LOB-Dokumentenmanagementsysteme betreffen vordefinierte und institutionalisierte Workflows – sie beginnen meist mit dem Scannen von Dokumenten. Die Lebenszyklen von Dokumenten sind reglementiert, Zugriffsberechtigungen sind geregelt und statistische Auswertungen sind Bestandteil der Lösung.
· Office-Systemen betreffen meist ad-hoc Arbeitsschritte im Umgang mit selbst erstellen Dokumenten, die wesentlich weniger reglementiert sind.
